۱۰ فاکتور مهم در خرید نرم افزار مدیریت پروژه (بروزرسانی ۲۰۱۸)

مدیریت پروژه در استارت آپ
مدیریت پروژه در استارتاپ ها و ابزارهای برتر (بروزرسانی ۲۰۱۸)
۱۳۹۷-۰۸-۰۵
راه‌اندازی کسب‌وکار
راه‌اندازی کسب‌وکار جدید در سال ۲۰۱۸
۱۳۹۷-۰۸-۱۹
خرید نرم افزار مدیریت پروژه

خرید نرم افزار مدیریت پروژه

 ۱۰ فاکتور مهم در خرید نرم افزار مدیریت پروژه (بروزرسانی ۲۰۱۸)

هر روز که می‌گذرد علاقه ما برای استفاده از تکنولوژی هم بیشتر می‌شود. به همین دلیل است که مدیران پروژه نیز روز به روز علاقه‌ی بیشتری نسبت به خرید نرم افزار مدیریت پروژه نشان می‌دهند. این مدیر پروژه است که از هر روز از نرم افزار استفاده خواهد کرد. همچنین این افراد هستند که نظرات تخصصی درباره نرم افزار، کاربردهای آن و ویژگی‌هایی که باید داشته باشند خواهند داشت.

اگر از شما خواسته شود که یک نرم افزار مدیریت پروژه برای تیم کاری انتخاب کنید چه ویژگی‌هایی را مدنظر خواهید داشت؟ در ادامه ۱۰ فاکتور مهم در خرید نرم افزار مدیریت پروژه را معرفی کرده‌ایم. این لیست به ترتیب اهمیت نیست، دلیل آن هم این است که شاید یک ویژگی برای یک پروژه مهم باشد و برای پروژه‌ی دیگر چندان اهمیتی نداشته باشد. شاید به نظر شما برخی از مواردی که بیان شده‌اند اصلاً مهم نباشد! از این لیست به عنوان یک راهنما استفاده کنید و نرم افزارهای مدیریت پروژه مختلف را در بازار بررسی کنید.  

  1.     آسان بودن کاربری

آسان بودن کاربری یکی از مهم‌ترین فاکتورها در خرید ابزار مدیریت پروژه است. به هر حال قرار است برای این نرم افزار هزینه شود، پس بهتر است برای چیزی هزینه شود که بتوان به راحتی از آن استفاده کرد. شاید این مورد خیلی عادی به نظر برسد و فکر کنید که همه‌ی نرم افزارها کاربری آسانی دارند اما برخی از نرم افزارهای مدیریت پروژه آنقدر پیچیده هستند که برای یادگرفتن کار کردن با آنها به چند روز تمرین و آموزش نیاز است. خیلی از ابزارها امکان استفاده از نسخه‌ی آزمایشی قبل از خرید را فراهم کرده‌اند، می‌توانید از این ویژگی استفاده کنید تا بتواند نرم افزار مناسب خود را پیدا کنید.

  1. ابزار زمان بندی

اگر می‌خواهید که پروژه‌های خود را بهتر مدیریت کنید نیاز به یک ابزار زمان بندی بر اساس درجه‌ی تخصص مانند نرم افزار چارت گانت Gantt نیاز خواهید داشت. بسیاری از ابزار برنامه‌های پروژه شما را بجای نمایش در فرمت یک چارت گانت، فقط یک لیست وظایف نمایش می‌دهند. شاید برای تیم‌ها و شرکت‌های کوچک نمایش وظایف بصورت یک لیست چندان مشکلی نداشته باشد، اما به محض اینکه پروژه‌ها کمی پیچیده‌تر شود نیاز به یک زمان بندی پیچیده خواهید داشت. پس از همین الان در خرید ابزار مدیریت پروژه به این مورد دقت کنید.

  1. مدیریت وظایف

لیست وظایف نقطه‌ی شروع چارت‌های گانت است، پس حتماً به امکانات مدیریت وظایف هم نیاز خواهید داشت. امکان محول کردن وظایف به افراد دیگر در تیم هم باید وجود داشته باشد تا بدانند که باید روی چه کاری تمرکز کنند.

باید بتوانید وظایف را به گونه‌ای منظم کنید که برای شما مفهوم و مناسب باشد. یعنی بتوان آن‌ها را تجمیع کرده و تاریخ تکمیل جامعی را برای آن‌ها مشخص کرد. مورد دیگری هم که باید دقت کنید امکان ارسال ایمیل اخطار به افرادی است که مسئول انجام دادن وظیفه‌ی خاصی هستند.

  1. قابلیت اشتراک گذاری خارجی

اشتراک گذاری وظایف و برنامه‌ها با اعضای تیم در شرکت خودتان مهم است؛ اما در کنار آن به دنبال قابلیتی باشید که امکان اشتراک گذاری داده‌های پروژه به افراد خارج از شرکت را نیز فراهم می‌کند. این قابلیت زمانی اهمیت خود را نشان می‌دهد که قرار باید با یک شرکت سومی همکاری داشته باشید. نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین به دلیل اینکه چنین قابلیتی را دارند خیلی مفید و پرکاربرد شده‌اند.  

  1. گزارش دهی در لحظه

برای اینکه در زمان خود صرفه جویی کنید به دنبال نرم افزاری باشید که امکان گزارش دهی در لحظه را داشته باشد. این قابلیت داده‌ها را از بخش‌های مختلف نرم افزار مدیریت پروژه استخراج کرده و آن را بصورت گزارش از وضعیت کنونی پروژه ارائه خواهد کرد. این قابلیت بسیار مهم است و حتماً در خرید نرم افزار مدیریت پروژه به آن دقت کنید.

  1. داشبورد و گزارش‌های گرافیکی

حالا که صحبت از گزارش دهی است، نرم افزاری که گزارش‌ها را در فرمت‌های گرافیکی نمایش دهد هم خیلی کاربردی خواهد بود. شاید این قابلیت برای خرید یک نرم افزار مدیریت پروژه چندان مهم و حیاتی نباشد ولی بیشتر اسپانسرها و مشتریان واکنش مثبتی به گزارش‌های گرافیکی و داشبوردها نشان می‌دهند. بهتر است نرم افزاری انتخاب کنید که امکان اختصاص داشبورد برای افراد مختلف را داشته باشد.

  1. امنیت

کاربردی بودن برای یک نرم افزار خیلی مهم است، اما زمانی که داده‌های شما امن نباشند پس پروژه‌ی شما هم امن نخواهد بود. گزینه‌های امنیتی که ارائه کننده نرم افزار مدیریت پروژه شما ارائه می‌کند را بررسی کنید. اگر نرم افزار شما را بصورت آنلاین‌هاست می‌کنند، مطمئن شوید که از رمزگذاری ۱۲۸ بیت استفاده می‌کنند. از یک پلتفرم‌هاست جداگانه استفاده کنید تا اطلاعات مشتریان خود را از دیگران امن و محفوظ نگه دارید.

  1. رابط کاربری حرفه‌ای

ابزار زیادی در بازار وجود دارد ولی برخی از آن‌ها قدیمی به نظر می‌رسند. مهم‌ترین معیار شما در خرید نرم افزار مدیریت پروژه باید کاربردی بودن آن باشد. اما ضرری هم ندارد که به دنبال چیزی بروید که جذابیت داشته باشد. اینگونه اعضای تیم از کار کردن با آن لذت خواهند برد.

  1. قابل شخصی سازی

داشتن امکانات زیاد عالی است، اما وجود قابلیت شخصی سازی این امکانات، استخراج اطلاعات بصورت دلخواه و… خیلی بهتر خواهد بود. باید بتوانید تغییرات ریزی در ظاهر نرم افزار ایجاد کنید تا علایق کاری خود شما را نشان دهید. برخی از نرم افزارهای مدیریت پروژه این امکان را به شما می‌دهند که لوگوی خود را آپلود کنید، رنگ‌ها را تغییر دهید و خیلی از موارد دیگر. این قابلیت به شما در ارائه گزارش به بالادستی‌ها و یا مشتری نیز آزادی می‌دهد.

  1. جدول زمانی

در انتها دقت داشته باشید نرم افزاری که می‌خواهید دارای جدول زمانی نیز باشد. جدول زمانی به شما کمک می‌کند تا همه‌ی وظایف را دنبال کنید. این جدول‌ها تاخیرهای احتمالی را گزارش می‌دهند و همچنین درستی پیش بینی شما برای زمان اتمام وظایف را نیز چک می‌کنند.

 

 10 فاکتور مهم در خرید نرم افزار مدیریت پروژه (بروزرسانی 2018)

۱۰ فاکتور مهم در خرید نرم افزار مدیریت پروژه (بروزرسانی ۲۰۱۸)

نتیجه گیری

این موارد ۱۰ فاکتور مهم در خرید نرم افزار پروژه از دید ما بود. می‌توانید موردی که برای شما مهمتر از بقیه بود را انتخاب کرده و همان را در خرید خود در نظر داشته باشید. ابزارهای زیادی در بازار وجود دارد و به همین دلیل می‌توانید با کمی وقت گذاشتن روی خرید خود، بهترین گزینه را انتخاب کنید.

مقالات خواندنی: 

مدیریت پروژه در استارتاپ ها و ابزارهای برتر (بروزرسانی ۲۰۱۸)

۹ اشتباه بزرگ در مدیریت پروژه که نباید دچارشان شوید

نرم افزار مدیریت آنلاین پروژه چگونه می تواند مدیریت وظایف کارکنان را آسان تر کند؟