۹ اشتباه بزرگ در مدیریت پروژه که نباید دچارشان شوید

نرم افزار مدیریت آنلاین پروژه
نرم افزار مدیریت آنلاین پروژه چگونه می تواند مدیریت وظایف کارکنان را آسان تر کند؟
۱۳۹۷-۰۶-۲۴
مدیریت پروژه در استارت آپ
مدیریت پروژه در استارتاپ ها و ابزارهای برتر (بروزرسانی ۲۰۱۸)
۱۳۹۷-۰۸-۰۵
9 اشتباه بزرگ در مدیریت پروژه که نباید دچارشان شوید

9 اشتباه بزرگ در مدیریت پروژه که نباید دچارشان شوید

۹ اشتباه بزرگ در مدیریت پروژه که نباید دچارشان شوید

 

 اشتباه بزرگ در مدیریت پروژه که نباید دچارشان شوید

اشتباه بزرگ در مدیریت پروژه که نباید دچارشان شوید

اشتباه در مدیریت پروژه = شکست پروژه

آیا می دانید ۵۰% دفاتر مدیریت پروژه در کمتر از ۳ سال بسته می شوند؟

بیش از دو سوم پروژه ها در سال گذشته در زمان مناسب به اتمام نرسیده اند و یا اینکه هزینه ی آن ها از میزان پیش بینی شده بیشتر شده است.

۳۳% پروژه ها بدلیل مدیریت ضعیف شکست می خورند.

از آماری که بیان شد می توان فهمید که چقدر مدیریت پروژه برای موفقیت آن مهم است و اشتباه در آن می تواند کل کار را خراب کند. این اشتباهات مدیریت پروژه عملکرد را تحت تاثیر قرار داده، باعث تاخیر در تکمیل پروژه و در برخی موارد باعث شکست های بزرگ می شوند.

در این مطلب می خواهیم برخی از اشتباهات مدیریت پروژه را مورد بررسی قرار دهیم. شما باید به هر قیمتی که شده از این اشتباهات جلوگیری کنید.

  • استخدام یک مدیر پروژه بی تجربه و بی مهارت

مدیر پروژه مانند ناخدای کشتی است. در بیشتر موارد او مسئول اصلی شکست و یا پیروزی پروژه است. زمانی که یک مدیر پروژه ی بی تجربه را به کار می گیرید هر پروژه ی جدیدی که باید انجام شود را در ریسک شکست قرار داده اید. دلیل آن هم این است که هر پروژه باید به شیوه ی متفاوتی مدیریت شود.

اگر یک مدیر پروژه نداند که چگونه باید برنامه ریزی کند، جلسات را هماهنگ کند، خطرات را پیش بینی کند و یا منابع را مدیریت کند پس هیچ چیز دیگری نمی تواند جلوی شکست پروژه را بگیرد.

راه حل: کار عاقلانه این است که یک مدیر پروژه با بدنه کاری مناسب، تجربه کافی و مهارت های لازم را استخدام کنید. اگر می خواهید یک جوان بی تجربه را مسئول این کار کنید ابتدا او را نزد یک شرکت دیگر و یا یک شخص باتجربه مدتی برای کارآموزی بفرستید تا ریسک خود را کم کنید.

  1. اهداف مبهم و معیار های نامشخص برای بررسی موفقیت

بیشتر پروژه بخاطر برنامه ریزی نامناسب و یا ریسک های ناخواسته شکست نمی خورند، اشتباه مدیریت پروژه که یکی از دلایل اصلی شکست است نبود اهداف مشخص و قابل فهم است. نمی توان یک ساختمان چندین طبقه را روی یک شالوده ضعیف بنا کرد. اگر اعضای تیم نتوانند به خوبی اهداف پروژه را متوجه شوند نمی توانند کارهای خود را به درستی انجام دهند و در نهایت باعث شکست پروژه می شوند.

بیشتر افراد باتجربه در صنعت از قاعده ی ق.م.م.م استفاده می کنند که مخفف کلمات:

قابل انجام

مفهوم

مدیریت پذیر

و مفید استفاده می کنند تا اهداف جزئی و کلی مناسبی را تعیین کنند.

راه حل: قبل از اینکه پروژه ای را شروع کنید می توانید از قاعده ی بالا استفاده کنید تا اهداف مناسبی را تعیین کرده و آن ها را با اعضای گروه در میان بگذارید.

  1. عدم دنبال کردن یک فرآیند مشخص و واضح

اگر تیم یک پروژه فرآیند واضحی را دنبال نکنند خیلی زود اوضاع از کنترل خارج خواهد شد. داشتن یک ساختار منظم برای اینکه همه ی اعضای تیم را کنار هم و متمرکز نگه دارید ضروری است. مدیر پروژه باید نیازمندی ها و لازمه های پروژه و مدیریت پروژه را بداند. سپس باید یک فرآیند مناسب برای انجام آن را برنامه ریزی کند.

راه حل: در مدیریت پروژه نقاط ضعف و قدرت هر عضو تیم را بدانید و سپس به دنبال یک استراتژی باشید. به هنگام انتخاب یک روش مناسب برای پروژه کاملا حساس باشد چرا که هر پروژه نیاز به شیوه مدیریت متفاوتی دارد.

  1. برنامه ریزی ضعیف برای منابع

استفاده نادرست از منابع ضربه ی سختی به احتمال موفقیت پروژه وارد می کند. متاسفانه در بیشتر موارد اعضای تیم براساس مهارت هایشان انتخاب نمی شوند و مدیریت پروژه آن ها را براساس در دسترس بودن انتخاب می کند. این اشتباه پروژه را در خطر شکست بزرگی قرار می دهد.

به همین دلیل است که باید مدیریت پروژه ی خوبی داشت تا بتوان وظایف را به اعضای مناسب محول کرد. درست انجام دادن این کار موفقیت پروژه را تا حدود زیادی تضمین می کند.

راه حل: داشتن ۶ عضو ماهر بهتر از داشتن تیم ۱۲ نفره بی تجربه و با مهارت های نامناسب است.

  1. ارتباط ناموثر بین مشتری و اعضای تیم

این را بدانید که در انجام پروژه ارتباط بیش از حد خیلی بهتر از ارتباط کم بین اعضای تیم است. در هر مرحله که پروژه انجام می شود دچار تغییرات زیادی می شود و این تغییرات باید مدام بین اعضای تیم مخابره شوند. ارتباط موثر بین اعضای تیم سرعت انجام پروژه را نیز افزایش می دهد.

راه حل: شیوه ای مناسب را برای ارتباط انتخاب کنید که همه ی اعضا با آن راحت باشند. استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه همه جانبه می تواند این مشکل را برای شما حل کند. این ارتباط را مدام حفظ کنید تا اعضای تیم و مدیران اصلی از تصمیمات، انتظارات و همچنین تغییرات باخبر باشند.  

  1. عدم استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه

کسانی که مدیریت پروژه را به خوبی انجام می دهند و در این کار ماهرند می دانند که چگونه می توانند از تکنولوژی نهایت استفاده را داشته باشند. یکی از اشتباهات در مدیریت پروژه عدم استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه است. بسیاری از شرکت های بزرگ از چندین نرم افزار برای مدیریت کارها و اعضای تیم خود استفاده می کنند.

هدف اصلی استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه این است که مدیران پروژه بتوانند کار مدیریت خود را بصورت همه جانبه انجام دهند. با استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه هرچند که پروژه پیچیده و سخت باشد، می توانید به بهترین نحو از منابع استفاده کرده و وظایف را تقسیم کنید.

راه حل: وب سایت تسک ساز هم یکی از ارائه کنندگان نرم افزار مدیریت پروژه بصورت آنلاین است که می توانید امکانات مختلف آن را از بخش امکانات مشاهده کنید.

  1. ناتوانی در مدیریت افزایش مهارنشده گستره پروژه

یکی از دلایل اصلی شکست پروژه افزایش مهارنشده گستره پروژه است. این مشکل اغلب اوقات اینگونه آغاز می شود که یک درخواست تغییر ثبت می شود و بعد از آن خیلی سریع درخواست دیگری می رسد و همینطور درخواست ها ادامه پیدا می کند تا اینکه از کنترل خارج می شوند. مدیر پروژه باید بداند درخواست های جدیدی که دریافت می شوند با بودجه و زمانی که برای پروژه مشخص شده است همخوانی دارد یا خیر.

راه حل: یکی از راه حل هایی که برای این مشکل پیشنهاد می شود وارد کردن اسپانسرها به مدیریت دامنه و گستره پروژه است. استفاده از درک و پیشنهاد های آن ها می تواند تا میزان زیادی باعث موفقیت پروژه شود.

  1. مدیریت تیم بصورت ریز و جزئی

یک رهبر خوب کسی است که به اعضای تیم خود ایمان داشته باشد و به آن ها آزادی در انتخاب بدهد. یک مدیر پروژه باید دقیقا همین کار را انجام دهد. اینکه سعی کنید حتی جزئی ترین تصمیمات را خودتان بگیرید و مدیریت کنید باعث نارضایتی و شاید بی اعتمادی کارکنان و اعضای تیم شود.

راه حل: اهداف مشخصی را در ابتدای کار داشته باشید و بصورت منظم و دوره ای پیشرفت هر نفر را بررسی کنید. به شیوه ی کارکردن هر عضو احترام بگذارید و محیطی مثبت در کار ایجاد کنید.

  1. عدم بازبینی و بررسی پروژه ی به اتمام رسیده

بسیاری از مدیران پروژه کار خود را پس از تکمیل شدن بازبینی و بررسی نمی کنند. هیچوقت نباید دچار این اشتباه مدیریت پروژه شد، حداقل باید پروسه ی انجام پروژه را در انتها یک بار مورد بررسی قرار دارد. با این کار می توان تمام چیزهای جدیدی که در حین پروژه یاد گرفته شده اند را مرور کرد. همچنین اگر مشکلات مشابهی در آینده پیش آمد می دانید که باید چکار کنید.

راه حل: مدیران پروژه را به یک جلسه کوتاه دعوت کنید و همه ی نقاط ضعف و قدرت را بررسی کرده و سپس بایگانی کنید.   

در این مطلب ۹ اشتباه در مدیریت پروژه را که بسیاری از افراد با انجام آن ها باعث شکست پروژه شده اند را معرفی کردیم. اگر فکر می کنید اشتباه دیگری وجود دارد که ما بیان نکرده ایم می توانید در قسمت نظرات بیان کنید.

 

مقالات خواندنی:

نرم افزار مدیریت آنلاین پروژه چگونه می تواند مدیریت وظایف کارکنان را آسان تر کند؟

نرم افزار های مدیریت پروژه آنلاین را برای کاهش هزینه های سازمانی استفاده کنید