نرم افزار های مدیریت پروژه آنلاین را برای کاهش هزینه های سازمانی استفاده کنید

مدیریت پروژه
مدیریت پروژه و ضرورت آن برای سازمان ها
۱۳۹۷-۰۴-۳۱
نرم افزار مدیریت آنلاین پروژه
نرم افزار مدیریت آنلاین پروژه چگونه می تواند مدیریت وظایف کارکنان را آسان تر کند؟
۱۳۹۷-۰۶-۲۴
نرم افزار های مدیریت پروژه آنلاین را برای کاهش هزینه های سازمانی استفاده کنید

نرم افزار های مدیریت پروژه آنلاین را برای کاهش هزینه های سازمانی استفاده کنید

نرم افزار های مدیریت پروژه آنلاین را برای کاهش هزینه های سازمانی استفاده کنید

در یکی از تحقیقاتی که چندی پیش انجام شد مشخص شد که ۶۰% کسب و کارهای کوچک هنوز هم از شیوه های دستی برای مدیریت پروژه خود استفاده می کردند. این کسب و کارها اصلا از نرم افزار های مدیریت پروژه استفاده نمی کردند، در این مطلب می خواهیم چند مورد را مثال بزنیم که از نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین برای کاهش هزینه های سازمانی استفاده کردند و نتیجه ی هرکدام را هم بیان خواهیم کرد.

 

مدیریت پروژه آنلاین

مدیریت پروژه آنلاین

 

کسب و کارهای کوچک چگونه پروژه های خود را مدیریت می کنند؟

  • ۴۴% روش های دستی

  • ۳۱% نرم افزار مدیریت پروژه

  • ۹% نرم افزار هایی بغیر از نرم افزار های مدیریت پروژه

  • ۷% هیچکدام

  • ۴% چندین نرم افزار مدیریت پروژه

  • ۳% نرم افزار شخصی

  • ۲% موارد دیگر

چرا باید از این نرم افزار ها استفاده کرد؟

یکی از دلایلی که کسب و کار ها از نرم افزار های مدیریت پروژه استفاده نمی کنند این است که فکر می کنند این نرم افزار ها هزینه ی خرید بالایی دارند و در نهایت هم چندان فایده ای ندارند. هزینه ی خرید این نرم افزار ها کمی زیاد است ولی در دراز مدت با صرفه جویی هایی که در زمان می شود و همچنین کاهش هزینه های سازمانی متوجه خواهید شد که خیلی به صرفه هستند. یک شرکت به نام Creating IT Futures در شیکاگو که در ابتدا از روش های دستی استفاده می کرد یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین برای مدیریت برنامه های آموزشی خود خریداری کرد.

مشکل: چالش اصلی که این شرکت با آن مواجه بود مدیریت پروسه ی ثبت نام برای برنامه ها ی آموزشی بود که قبلا با یک سیستم دستی مانند Excel انجام می شد. شرکت Creating Future IT ساعت ها صرف وارد کردن اطلاعات بصورت دستی و جمع آوری آن ها از برگه های اسپردشیت SpreadSheet می کرد که اشتباهات زیادی هم در آن بوجود می آمد.

راه حل:  شرکت Creating Future It از یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین استفاده کرد که داده ها را بصورت متمرکز جمع آوری می کرد و همچنین داده های مرتبط با برنامه های آموزشی آن ها را دنبال می کرد. کاهش هزینه های سازمانی تنها یکی از پیامد های استفاده از این نرم افزار آنلاین بود. امکانات دیگر نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین:

  • از بین بردن اشتباهات داده در پروسه ی ثبت نام از طریق فرم های وب

  • قرار دادن هشدار های اتوماتیک وظایف برای معلمان، دانش آموزان و سایر کارکنان

 

نتیجه: این شرکت از استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین فواید زیادی را تجربه کرد که می توان به افزایش کارایی و کاهش هزینه های سازمانی تا ۲۵ هزار دلار بصورت سالیانه را نام برد.

 

چرا این نرم افزار برای کاهش هزینه های سازمانی مفید است؟

نرم افزار های مدیریت پروژه وظایف اجرایی کارکنان را کاهش داده و به کسب و کار ها کمک می کند تکالیف محوله را راحت تر دنبال کرده و از مهلت انجام پروژه ها هم غافل نشوند. فواید اصلی این سیستم ها:

  • فرآیند ها را اتومات و منظم می کند: نرم افزار های مدیریت پروژه کارایی اعضا را با اتومات کردن بخش های مختلف پروژه مانند مدیریت اسناد بالا می برد. بجای اینکه فایل ها بین انبوهی از ایمیل ها گم شوند این نرم افزار ها کمک می کنند تا پایگاهی مرکزی ایجاد شود که اعضای تیم می توانند به راحتی فایل های مورد نظر خود را پیدا کنند.

  • استفاده حداکثری از منابع: بیشتر نرم افزار های مدیریت پروژه داری ابزار تصویری گزارش داشبورد هستند که به کسب و کارها اجازه می دهد مهارت ها و در دسترس بودن کارکنان را بدانند. بدین صورت هر پروژه به افراد مناسب آن محول می شود.

  • اطمینان از اتمام پروژه در زمان مشخص شده: در نرم افزار های مدیریت پروژه مراحلی که هر بخش از پروژه در آن قرار دارد به خوبی نشان داده می شود و می توان پروژه ها را در مهلت مشخص شده تمام کرد. اگر بخشی هم عقب مانده است متوجه شده و آن را تسریع خواهید کرد.

توصیه ی ما: باید متوجه شده باشید که استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه نقش مهمی برای کاهش هزینه های سازمانی دارد. اما همیشه قبل از خرید به برخی موارد کنید. هر نرم افزار مدیریت پروژه دارای کاربرد های مختلف است که باید به آن ها دقت کنید تا نرم افزار مناسب خود را خریداری کنید.

مورد دیگر این است که برخی از نرم افزار های مدیریت پروژه بصورت تخصصی طراحی شده اند و نیاز به آموزش های خاص و حرفه ای دارند. کسب و کارهای کوچک باید از استفاده از چنین نرم افزارهایی پرهیز کنند چون ممکن است بجای اینکه در زمان آن ها صرفه جویی شود، مدت زمان زیادی صرف آموزش دادن کار کردن با نرم افزار برای کارکنان شود.

مدیریت پروژه آنلاین

مدیریت پروژه آنلاین

 

مقالات خواندنی:

مدیریت پروژه و ضرورت آن برای سازمان ها

سیستم مدیریت پروژه ، مزایا و اهمیت آن

سیستم مدیریت پروژه چیست و چرا به آن نیازداریم

سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه ،مفاهیم و کاربرد آن